Statuts et Reglement Interieur



REGLEMENT INTERIEUR

Article  1     Titre – Siège –  Durée


Il est créé au Sénégal conformément aux lois et Règlements en vigueur, une association à but non lucratif, dénommée  « Association des ONG Internationales au Sénégal » et désignée dans tout ce qui suit sous le vocable « ONGIS ».
L’Association a son siège dans les locaux d’Oxfam Grande Bretagne à Dakar.
Sa durée est indéterminée.


Article  2 Objet

L’ONGIS  a pour objet d’assurer la  représentation de ses membres auprès des instances gouvernementales et non gouvernementales afin de défendre leurs intérêts matériels et moraux. En outre, elle peut promouvoir et faciliter le développement de ses membres. Cependant elle ne peut se substituer aux différentes organisations qui la composent. À cette fin, l’Organisation peut notamment :
favoriser la concertation et les échanges entre les différents membres de la communauté des ONG internationales au Sénégal et en Afrique ;
assurer la coordination des activités des différentes ONGI pour tout ce qui a trait à l’intérêt collectif des membres,
favoriser les discussions, les échanges et la coopération avec l’Etat du Sénégal et les ONG internationales d’une part, et d’autre part entre les ONG internationales et  les acteurs du secteur du développement au Sénégal et en Afrique;
représenter les membres dans les autres cadres de concertation au niveau local et national, régional et international
Prendre des dispositions pour faciliter l’implémentation des activités de ses membres au Sénégal
Organiser des échanges d’informations relatives aux travaux et activités de ses membres à travers ses comités techniques
Coopérer avec les organisations internationales intéressées en toutes les  matières relevant de son objet.


Article  3:  Membres


Ne peuvent être membres de l’Association que les Organisations non gouvernementales internationales agréées au Sénégal ayant manifesté leur volonté d’adhésion par écrit et après acceptation par l’Assemblée Générale.
L’adhésion à l’Association est soumise au paiement de droits et à des cotisations. Elle entraîne l’obligation de se conformer aux présents statuts et règlement intérieur. Le montant de la cotisation est annuel et est fixé par décision de l’Assemblée Générale.
La qualité de membre se perd par :
le retrait volontaire,
l’exclusion par l’Assemblée Générale,
la perte du statut d’ONGI au Sénégal
la dissolution de l’ONGI
le non-paiement de la cotisation après une mise en demeure du Président resté sans effet à l’issue d’une période de deux mois.
La perte de qualité de membre entraîne la perte des droits d’adhésion et des cotisations selon les conditions prévues par le règlement intérieur. Les cotisations ne sont pas remboursables.

Article  4:  Autorité


4.1 L’Association exprime ses décisions par un vote des organisations membres, soit en Assemblée générale extraordinaire ou ordinaire qui constitue l’autorité suprême.
4.2 Les décisions de l’’Association prises en Assemblée générale doivent être obligatoirement appliquées par les organes et structures de l’Association. L’Association formule des recommandations à travers ses organes et structures aux membres ; chacun d’eux demeure libre de s’y conformer ou non.

Article  5: Structure et  Dirigeants de l’Organisation


5.1 Les organes de l’association sont : l’Assemblée Générale, le Bureau exécutif, les comités techniques et le secrétariat permanent
L’Assemblée Générale élit en son sein un bureau.
5.2 Les Dirigeants de l’Organisation sont les membres du  bureau Exécutif.
La durée du mandat du Bureau est de deux (2) ans, renouvelable selon le principe du tiers sortant. Un membre ne peut être renouvelé au même poste plus d’une fois.
5.3 Trois (3) commissaires aux comptes seront d’autre part nommés par l’assemblée  générale, leur rôle sera de contrôler la sincérité et la régularité des comptes annuels établis par l’association société ou autre institution, et pour cela de faire un audit et comptabilité financière annuel.
Les fonctions au sein de ces organes sont gratuites et ne peuvent faire l’objet d’aucune indemnisation, sauf pour certains cas dans les conditions prévues par le règlement intérieur.
Les organes peuvent se doter d’un personnel d’exécution salarié ou de consultants pour prendre en charge des tâches permanentes ou provisoires dans le cadre de leurs missions.

Article  6:  Assemblée Générale


Composition de l’Assemblée Générale


L’Assemblée Générale est formée par les représentants de toutes les organisations  membres, à jour de leurs cotisations. Le nombre de représentants des structures membres est limité à un (1) titulaire par organisation ou un (1) suppléant qui peut siéger en cas d’absence du titulaire. Chaque représentant peut toutefois être accompagné par un observateur.
La désignation des délégués ou représentants des organisations  membres de l’Assemblée Générale se fait selon les modalités définies par elles, et les noms sont communiqués par écrit au Président du Bureau au plus tard un (1) mois après la date d’adhésion. Le remplacement d’un délégué doit être confirmé par écrit  au Président une semaine avant l’Assemblée générale

Fonctionnement de l’Assemblée Générale


L’Assemblée Générale se réunit au moins  deux (2) fois par an en session ordinaire sur convocation du Président. Elle ne peut délibérer valablement que si la moitié au moins des membres est présente ou représentée. L’ordre du jour est proposé par le Bureau. À l’Assemblée générale, chaque organisation membre dispose d’une voix. Le vote par procuration est régi par les dispositions des Règles de procédure de l’Assemblée générale.
Elle prend ses décisions à la majorité simple. Les délais de convocation sont précisés par le règlement intérieur.
L’Assemblée générale est présidée par le Président.

Rôle et attributions de l’Assemblée Générale


L’Assemblée Générale Ordinaire est seule compétente pour :
approuve ou rejette les rapports sur la gestion et la situation financière et morale de l’Association ;
établit et approuve le règlement intérieur et tout autre document interne de l’Association,
désigne les contrôleurs internes et, au besoin, les commissaires aux comptes et approuve les comptes et le budget annuel de l’Association,
élit en son sein  les membres du Bureau Exécutif,
fixe les taux des cotisations et des droits d’adhésion, discute et approuve, s’il y a lieu les propositions du Bureau concernant l’acquisition, l’échange ou l’aliénation des biens de l’Association.

L’Assemblée Générale Extraordinaire
est seule compétente pour :
modifier les statuts,
transférer le siège social,
dissoudre l’association,
décider de la fusion ou de l’union avec une association de même nature et suivant le même objet,
statuer sur toute autre question mettant en péril la vie de l’association.
exclusion ou non d’un membre ayant fait appel,

Rôle et attributions de l’Assemblée Générale


L’Assemblée Générale se réunit chaque fois que nécessaire en session extraordinaire, sur convocation du Bureau majorité simple de ses  membres un mois calendaire à l’avance ou sur demande écrite motivée des deux tiers (2/3) des membres de l’Association. 
La proposition de tenue d’une Assemblée générale extraordinaire doit être soumise aux membres de l’Assemblée Générale un mois calendaire avant la séance. L’Assemblée Générale de modification des statuts doit être composée de la moitié (50%) au moins des membres. L’Assemblée Générale extraordinaire ne peut statuer qu’à la majorité de deux tiers des membres présents. Si le quorum n’est pas atteint, une deuxième convocation est effectuée dans un délai de quinze (15) jours et dans les mêmes conditions de délibération. A la troisième convocation, l’Assemblée délibère valablement à la majorité simple des membres présents.

Article  7 Bureau  Exécutif


Le Bureau Exécutif est constitué d’un Président, d’un Vice-présidents, d’un Trésorier, d’un Secrétaire général et de trois(3) membres simples élus par les membres de l’Assemblée Générale conformément aux Règles qui régissent l’Assemblée ordinaire.
Le bureau Exécutif est l’Organe d’exécution de l’Association. 
Le Bureau Exécutif, dans le cadre de la politique fixée par l’Assemblée, est responsable de la gestion générale de la structure des comités techniques. Il approuve la création et la dissolution des comités techniques et toute révision des directives pour les travaux des comités techniques. Il traite de toute question de planification stratégique, de coordination, de fonctionnement et de surveillance des activités des comités techniques. Pour exercer ces responsabilités, le Bureau exécutif  élabore et tient à jour ses propres Règles de procédure.
Le Bureau Exécutif peut, selon les nécessités, créer des groupes techniques consultatifs ad hoc pour s’acquitter de sa tâche.
Le Bureau Exécutif présente à l’Assemblée Générale  des rapports dont la périodicité est fixée par l’Assemblé.

Article  8: Comité Technique


8.1 Un comité technique est un comité chargé de l’’élaboration d’’orientations pour la prise de décision sur des questions dans des domaines techniques soumises par un ou plusieurs organisations  membres ou sur des problèmes d’ordre technique aux quels se confronte l’Association.
8.2 Les comités techniques sont créés et mise en place par le Bureau Exécutif et travaillent sous l’autorité d’un membre simple désigné à cet effet.
8.3 Le domaine des travaux et le programme de travail de chaque comité technique sont approuvés par le Bureau Exécutif.

Article 9:  Secrétariat Permanent


9.1 Le Secrétaire permanent est une personne affectée aux taches de suivi, d’opérationnalisation des décisions et de secrétariat. Le Secrétariat  permanent est placé sous la sous la supervision hiérarchique directe du Président. Le Secrétariat  permanent est  situé au même endroit que le siège de l’Association. Sa prise en charge (émoluments, honoraires ou rémunération éventuelle, frais de transport, ou de mission…)  est fixé par le bureau en fonction des moyens dont dispose l’Association.
9.2 Chaque membre de l’Association devra respecter le caractère inter- organisationnel des fonctions du Secrétaire permanent  et ne cherche pas à l’influencer dans l’exercice de ses fonctions.


Article  10:  Président


10.1 La durée du mandat du Président est d’une année en qualité de Président élu, suivie de deux ou trois ans en qualité de Président. Le Président est élu en Assemblée générale soit par correspondance, conformément aux Règles de procédure de l’Assemblée générale.
10.2 Le Président préside l’Assemblée générale, dirige les réunions du Bureau,
10.3 Il représente l’Association devant les autorités administratives, les partenaires au développement, dans tous les actes de la vie civile et en justice. Il ordonne les dépenses, suivant le budget adopté
10.4 Dans le but de promouvoir les objectifs stratégiques de l’Organisation, le Président, avec le consentement du Bureau, peut établir des groupes consultatifs ad hoc constitués. Les membres de tels comités techniques sont invités par le Président à participer à titre individuel plutôt que comme représentants d’organisations membres. Les recommandations de tels comités sont transmises au Bureau pour tout suivi éventuel.

Article  11:   Vice-président


11.1 Le Vice-président, élu par l’Assemblée générale, assiste le Président et le Bureau Exécutif dans l’élaboration de propositions et de décisions portant sur la politique fondamentale de l’Organisation et remplace le Président en cas d’empêchement de celui-ci.
11.2 En cas de décès, de démission ou d’incapacité du Président, le Vice-président assure l’intérim jusqu’à l’élection du nouveau Président.

Article  12:    Trésorier


12.1 Le Trésorier est élu par l’Assemblée Générale pour un mandat d’un an. Le Trésorier est éligible pour un second mandat conformément aux Règles qui régissent l’Association
12.2 Le Trésorier agit en qualité de responsable de l’emploi des fonds de l’Association et prend toutes mesures nécessaires pour la sauvegarde et la gestion correcte des fonds de l’Association.
12.3  Le Trésorier procède sous la responsabilité du Président, à l’élaboration d’un projet de budget annuel
12.4 Le Trésorier présente le rapport financier annuel vérifié à l’Assemblée générale avec, s’il y a lieu, ses observations et recommandations.

Article  13:   Secrétaire général


13.1 Le Secrétaire général est la cheville ouvrière de l’Association. Il est élu par l’Assemblée Générale pour un mandat d’un an et, est éligible pour un second mandat conformément aux Règles qui régissent l’Association.
13.2 Le Secrétaire général centralise les activités et toute la documentation et autres publications de l’Association .Il est chargé à ce titre, de convoquer et d’organiser les réunions. Il assure la tenue des  procès-verbaux, leur archivage et leur diffusion.
13.3 Sauf stipulation contraire dans les présents Statuts, le bureau définit les attributions et le domaine des travaux du Secrétaire général conformément aux Règles qui régissent est éligible pour un second mandat conformément aux Règles qui régissent l’Association. En l’absence de définition expresse, ses compétences et attributions s’étendent à celles dévolues au bureau Exécutif à l’exception de celles expressément confiées à certains dirigeants l’Association.

Article  14: Relations avec  d’autres organisations internationales


 14.1 L’Organisation peut coopérer avec d’autres organisations gouvernementales ou non gouvernementales dans des matières relavant de son objet.

Article  15:  Questions  financières


15.1 Les ressources de l’Association se composent essentiellement :
des droits d’adhésion,
des cotisations des membres,
des dons et subventions divers
ainsi que de la vente des publications.
15.2 Le Bureau Exécutif décide de l’acceptation de toutes ressources éventuelles (dons, legs, etc.).
15.3 Le montant des cotisations des membres est déterminé selon les Règles qui régissent l’Association.

Article  15:  Questions  financières (suite)


15.4 La responsabilité  financière de chaque membre, en ce qui concerne les engagements de l’Association, est limitée à sa cotisation annuelle.  
15.5 Le Bureau Exécutif  peut approuver tous travaux à entreprendre  dans le cadre des activités de l’Association à la demande ou au nom d’autres organisations. Il peut accepter le remboursement  des dépenses entraînées par ces travaux.
15.6 Les comptes de l’Association dûment vérifiés par les commissaires aux comptes qui sont  nommés par l’Assemblée générale et dont le certificat est considéré comme preuve de leur exactitude, sont présentés chaque année à l’Assemblée générale pour approbation.
15.7 Les ressources financières de l’association sont domiciliées dans un ou des comptes ouverts au nom de l’Association auprès des banques ou autres institutions financières au Sénégal.

Article  16: publications et documents de l’association


16.1 L’Association  peut notamment publier les documents suivants :
Recommandations
Accords, rapports techniques, guides et documents à des fins d’étude ;
Rapports sur les travaux effectués au sein des comités techniques ;
Procès-verbaux des réunions de l’Assemblée générale, du Bureau Exécutif, des comités techniques ;
Publications et documents divers relatifs aux travaux de l’Associations et de ses membres.
16.2 Le droit des organisations membres de diffuser, dans les autres  pays dans lesquels ils exercent leurs activités, par reproduction ou par distribution, les publications ou documents de l’’Association protégés par les droits de reproduction, est soumis aux conditions déterminées par le Bureau Exécutif.

Article 17:   Compétence de juridiction


17.1 Les lois en vigueur dans le pays où se trouve le siège de l’Association s’appliquent à tous les cas qui ne seraient pas prévus spécifiquement par les Statuts.

17.2. Les litiges qui surviendront dans l’application ou l’interprétation de ces présentes dispositions seront réglés à l’amiable. A défaut, ils seront soumis à la compétence des juridictions Sénégalaises.

Article  18:     Dissolution de l’Organisation


L’Assemblée Générale de dissolution est convoquée spécialement à cet effet
18.1. Elle requiert la présence au minimum des trois quarts des membres à jour de leurs cotisations. Nul ne peut se faire représenter à cette Assemblée Générale par un autre membre. La dissolution ne peut être prononcée qu’à la majorité des deux tiers des membres présents. Si le quorum n’est pas atteint, une nouvelle Assemblée Générale est convoquée dans un délai minimum de quinze jours, dans les mêmes conditions de délibération. A la troisième convocation, l’Assemblée délibère valablement à la majorité simple des membres présents.
18.2. En cas de dissolution, l’Assemblée Générale désignera un ou plusieurs commissaires ou liquidateurs qui auront les pouvoirs nécessaires pour la réalisation de l’actif et le règlement du passif selon les dispositions prévues par la loi.
L’Assemblée Générale de dissolution décide de la dévolution du solde actif de l’Association à un autre organisme à but non lucratif ou à une institution publique.
18.3 Les fonds, biens meubles et immeubles détenus par l’Association à titre de mandataire, affectataire ou autre feront l’objet d’un retour à qui de droit.
18.4 En cas de dissolution de l’Organisation, le Bureau Exécutif détermine le mode de liquidation de tous les fonds et biens de l’Association.


STATUT

ARTICLE 1 : Conditions d’adhésion

Peut être membre toute Organisation non-gouvernementale internationale agréée au Sénégal et remplissant les conditions légales en vigueur.
Toute organisation qui souhaite être membre doit adresser un dossier de candidature au Président du Bureau pour analyse et agrément.
Le candidat doit, pour être agréé comme membre, s’acquitter de ses droits d’adhésion et cotisations.

ARTICLE 2 : Cotisation


Le montant de la cotisation annuelle est proposé par le Bureau et soumis à l’approbation de l’Assemblée Générale. L’appel à cotisation se fait au début de chaque année fiscale après présentation et validation du budget. Les cotisations sont destinées à contribuer aux frais de fonctionnement de l’Association. Lorsque la cotisation n’a pas été libérée dans les délais fixés, un rappel par le bureau et un délai supplémentaire n’excédant pas deux mois sont donnés. A l’issue de ce second délai et si la cotisation n’est pas libérée, le membre défaillant est suspendu de participation aux prises de décision par décision du Président en attendant  son exclusion par L’Assemblée Générale.

ARTICLE 3 : Retrait et Exclusion des membres


Tout membre est libre de se retirer de l’Association. Le retrait doit être fait par courrier adressé au Président du Bureau.
Un membre peut être exclu par l’Assemblée Générale après invitation à fournir des explications dans les cas suivants :
infraction ou manquement aux statuts ou au règlement intérieur,
défaut de paiement des cotisations,
motif jugé grave par l’Assemblée Générale.
La demande d’explication sera adressée au représentant légal de l’organisation membre.
Lorsque l’exclusion est prononcée, le Président du Bureau doit la notifier dans les meilleurs délais à l’organisation membre.
Une ONG exclue peut réintroduire une demande d’adhésion par lettre motivée après un délai d’une année.

ARTICLE 4 : Indemnisation des membres du Bureau


Les membres du Bureau peuvent être remboursés des frais occasionnés par l’exercice de leur fonction. Il s’agit du transport, des frais de restauration et d’hébergement suivant les conditions fixées par l’Assemblée Générale.

ARTICLE 5 : Représentation d’un membre en cas d’absence à l’Assemblée Générale


En cas d’absence, un membre peut se faire représenter par un autre membre qu’il mandate par lettre adressée au Président du Bureau sauf pour les cas de modification des statuts et de dissolution de l’association. Chaque membre présent ne peut être porteur que d’un seul mandat. 
                Les représentants titulaires peuvent se faire représenter par un suppléant. L’organisation  précisera, par courrier adressé au Président du Bureau, le nom et la fonction du représentant mandaté. 


ARTICLE 6 : Personnes ressource


Des personnalités qualifiées peuvent être cooptées par l’Assemblée Générale parmi les partenaires dont l’expérience et les compétences sont reconnues. Ces personnalités émettent des avis consultatifs  et ne sont ni électrices  ni éligibles.

ARTICLE 7 : Fonctionnement du Bureau


Le Bureau se réunit au moins une fois tous les deux mois sur convocation du Président ou à la demande de la moitié de ses membres. La présence de la majorité des membres est nécessaire pour la validité des délibérations. Il est tenu un procès-verbal des réunions. Les procès-verbaux sont signés par le Président et le rapporteur de séance.  
En cas d’égalité lors des votes, la voix du Président sera prépondérante.


ARTICLE 8 : Audit interne et externe


Le bureau est chargé, en plus du contrôle interne normal, de procéder à la vérification annuelle des comptes.
Toutefois, dans le cadre des financements mis à la disposition de l’Association par des partenaires externes, et après accord de l’Assemblée Générale, un audit externe de la gestion financière et technique peut être effectué par un cabinet indépendant.
Les résultats de l’audit sont soumis à la sanction de l’Assemblée Générale et communiqués à qui de droit.

ARTICLE 9 : Diffusion des informations


Le Bureau de l’association est tenu de porter à la connaissance des membres toutes informations utiles. Il utilisera les moyens de communication mis à sa disposition.
Les décisions de l’Association sont l’objet d’une large diffusion par tous les moyens adéquats.